Zatímco běžná komunikace se přesunula na instantní platformy jako Messenger, WhatsApp, Telegram a další, formální komunikace leží v útrobách našich e-mailových inboxů. Prostřednictvím e-mailů komunikujeme s klienty i možným zaměstnavatelem. Většina lidí přitom dělá jednu chybu, kterou si neuvědomuje.
Formální stránka e-mailové zprávy je stejně důležitá jako ta obsahová. Důležité je oslovení a neméně důležité je i rozloučení. Právě v koncovce e-mailu chybujeme nejčastěji a tuto chybu jsem dělal donedávna i já.
Jak je to vůbec s oslovením?
Začněme ale od začátku. Správné a vhodné oslovení je klíčovým pro to, aby adresáta e-mail zaujal. Za správné považuje odborník na etiketu Ladislav Špaček tyto fráze:
- Vážená paní kolegyně, …
- Dobrý den, paní Nováková,…
- Vážení obchodní přátele, …
Důležité je vědět, že za oslovením vždy píšeme čárku a oslovujeme v 5. pádě! Oslovení ponechte na samostatném řádku a k obsahu zprávy přikročte v novém odstavci.
Rozlučte se správně
Poutavou obsahovou stránku necháme na vás. E-mail ale potřebujete i vhodně ukončit. A právě zde dělá většina pisatelů chybu.
Zprávu můžete ukončit větným nebo nevětným spojením. Větná spojení jsou klasické věty, které znáte z běžné komunikace:
- Srdečně zdravím vás i vaše kolegy.
- Přejeme vám mnoho úspěchů.
- Přeji vám hezký den.
Využití interpunkčního znaménka je v tomto případě jasné. Na konci se vždy píše tečka, v méně formálních případech můžete využít i vykřičník. Tomu se ale při komunikaci s budoucím zaměstnavatelem raději vyhněte.
Jak jsou na tom ale věty jako S pozdravem, S přáním pěkného dne nebo Se srdečnými pozdravy?
Nejprve je třeba zmínit, že se nejedná o klasické věty. Těmto jazykovým jevům se říká nevětná slovní spojení a jde o významově neplnohodnotné celky.
Z hlediska interpunkce je důležité vědět, že za těmito jevy čárku NIKDY nepíšemea ačkoliv najdeme mnoho zastánců čárek v rozloučení e-mailů, pravidla českého pravopisu mluví jasně.
Na shledanou si nechte pro známé
České švejkovské povahy namítají, že nevětným jevům se vyhnete jednoduchým a obecně zažitým Na shledanou. V tomto případě se ale ke slovu opět dostává etiketa a nám známý Ladislav Špaček.
Na shledanou se považuje za méně formální frázi, která se hodí spíše do soukromé korespondence. Pokud píšete klientovi nebo posíláte životopis budoucímu šéfovi, rozlučte seS pozdravem. Možná to bude právě vaše pokročilá znalost formální komunikace, která přikloní misky vah při rozhodování na vaši stranu.